Eu sou daquelas pessoas que sempre precisa fazer uma lista de tarefas diariamente para não esquecer dos compromissos e, se você for desse mesmo clube, sabe que elas fazem diferença para a organização do dia (quiçá da vida!).

Sou fã da boa e velha combinação papel e caneta, mas na verdade não importa o método escolhido: aplicativos no celular, bloco de notas no computador, post-its. Todos são ótimos e, dependendo da situação, alguns vão funcionar melhor que outros.

Mas o fato é que pode ser realmente frustrante (para não dizer desesperador) chegar no final do dia e ver que dois terços da lista ainda estão por fazer. Da mesma forma em que ficamos com aquele sentimento de profunda satisfação quando tudo o que foi proposto recebeu aquela risca de eliminado.

Infelizmente, essa segunda situação pode não ser corriqueira. Se você sente que sua lista mais aumenta do que diminui, confira algumas dicas que podem ajudar a gerenciar melhor suas anotações. As sugestões são da Fast Company.

1. Limite a lista para seis itens

Esse é um método de cem anos de idade usado por Ivy Ledbetter Lee, um empresário que era altamente respeitado por suas consultorias para promover o aumento de produtividade. Não, o número seis não é mágico. Mas o fato é que, quando você limita sua lista, aprende a colocar apenas as coisas que realmente importam. E não esqueça de marcar em ordem de urgência, dando prioridade para o que precisa de prioridade.

Além disso, convém dizer, se você faz parte do grupo de procrastinadores de plantão, vai concordar que a ideia de cumprir com uma lista de seis tarefas é muito mais atrativa do que cumprir com uma de 20 itens, não é mesmo?

2. Separe por seções

Algumas tarefas são mais fáceis de serem feitas. E, se colocadas seguidas de outras do mesmo tipo, é certo que você irá fazer mais coisas em menos tempo.

Saber aninhar itens mais simples como responder um email urgente ou ligar para alguém, de outros mais elaborados (como escrever textos ou fazer alguma pesquisa para o trabalho), ou tarefas que tomarão mais tempo daquelas que levaram menos tempo pode te ajudar a ser mais produtivo durante o dia.

3. Que tal definir tempos?

Se você não funciona com listas, talvez seja interessante quebrar seu dia em tempos. Isso pode trazer benefícios psicológicos.

De acordo com Kevin Kruse, especialista em gerenciamento de tempo, quando queremos realizar uma tarefa, mas não conseguimos, isso cria uma expectativa que causa estresse. Mas quando você separa um tempo especialmente para cada tarefa, há um certo alívio de saber que tudo já tem um período definido do dia, explica ele em entrevista à Fast Company.

Outro método que pode ajudar nesse sentido é o Pomodoro. Desenvolvido pelo italiano Francesco Cirillo, a técnica determina basicamente 25 minutos de foco extremo para a atividade, intercalado com 5 minutos de descanso.

4. Separar tarefas urgentes

Se você é daquelas pessoas que simplesmente escrevem tudo o que tem de ser feito no dia, sem se preocupar com atividades prioritárias, talvez essa dica te ajude.

A sugestão vem do especialista Brian Tracy, autor do livro Master Your Time, Master Your Life: marque suas tarefas com as letras A, para aquelas que você precisa fazer de qualquer jeito (ou as consequências serão terríveis); B e C para as que você deveria fazer (mas se não fizer hoje, tudo bem deixar para amanhã); D para as que você pode delegar, e E para as que não são realmente necessárias e podem até ser eliminadas da lista.

Esse último item é bastante importante. Afinal, tirar aquilo que não importa abre espaço para outras coisas mais interessantes.

5. Inclua sempre itens que você gosta de fazer

A probabilidade de terminar uma lista com sucesso quando há itens que realmente queremos fazer e bem alta. Então, por que não incluir esse tipo de tarefa?

Claro que há aquelas atividades que não gostamos, mas que precisam ser feitas. Mas se só existirem elas na lista, seu dia a dia de trabalho vai se resumir a algo que não lhe traz prazer algum. E esse é um grande problema, não acha?