O que grandes nomes como Jeff Bezos, CEO da Amazon, Mark Zuckerberg, CEO do Facebook, e Susan Wojcicki, CEO do YouTube, têm em comum  além de liderar com louvor grandes empresas de tecnologia? Eles sabem como fazer para elevar a produtividade ao máximo.

Pensem comigo: um CEO, em média, trabalha 58 horas por semana, basicamente de 10 a 11 horas por dia  incluindo algumas horas extras nos finais de semana. Em comparação, um funcionário que trabalha em tempo integral, em média, passa 47 horas no escritório, de acordo com uma pesquisa feita pela Gallup.

Mas não são somente as horas a mais que os fazem completar mais atividades durante o dia, concordam? Qual é o segredo então? Por falta de um, a Fast Company listou 9 truques desses grandes líderes para serem mais produtivos. Fica a dica.

1. Fluxo de trabalho

Jeff Bezos não é apenas o CEO da Amazon, ele também é responsável pelo jornal americano The Washington Post. Para lidar com todas as tarefas que ele precisa cumprir no dia a dia, o executivo adotou um método que engloba 4 passos.

Primeiro de tudo: nunca use um método de decisão único para todas as coisas. “Muitas decisões são reversíveis, um caminho de duas mãos”, disse ele em uma carta para acionistas, complementando que, para essas decisões, pode ser aplicado um processo mais leve.

Segundo: tome alguma decisão quando você tiver 70% da informação de que precisa. “Se você esperar para ter 90% das informações, na maioria dos casos isso significa que você provavelmente está sendo lento”, disse.

Em terceiro lugar, adote o lema "discordar e comprometer". "Essa frase economizará muito tempo", ele escreve. "Se você tem convicção em uma direção particular, mesmo que não haja consenso, é útil dizer: 'Olha, eu sei que não concordamos com isso, mas você vai apostar nisso comigo? Discordar e comprometer?’. Quando você chegar nesse ponto, ninguém pode saber a resposta com certeza, e você provavelmente terá um rápido ‘sim’", disse ele.

Por fim, o truque é reconhecer as verdadeiras questões por trás dos desalinhamentos e abordá-las. Bezos afirma que, às vezes, as equipes possuem pontos de vista diferentes e não será em reuniões que o problema será resolvido. “Sem escalonamento, o mecanismo padrão de resolução de disputas para esse cenário é o esgotamento”, completa. Ou seja, algo ineficiente.

2. Encontre o seu ritmo

Jack Dorsey, CEO do Twitter, trabalha 16 horas por dia. Para ele, ser disciplinado e prático são fundamentais para o sucesso e, nesse sentido, ele adotou um método de atribuir temas para cada dia, conforme contou em entrevista ao Techonomy.

Funciona assim: segundas-feiras são os dias em que ele concentra todas as forças na gestão e no funcionamento da empresa. Terça-feira é dia de focar no produto. Às quartas-feiras, o esforço se volta para marketing e comunicações. Na quinta, desenvolvimento e parcerias. Já às sextas, é dia de trabalhar na cultura interna e em recrutamento de talentos.

O executivo conta também que só tira um dia para se desligar completamente. “Sábado eu tiro folga, eu caminho. E domingo é dia de reflexão, de feedback, de estratégia e preparação para o resto da semana”, afirma na entrevista.

3. Comece a trabalhar antes de todo mundo

Começar a trabalhar antes pode ser uma alternativa para conseguir que o andamento das coisas flua. O truque é de Sallie Krawcheck, CEO da plataforma financeira digital Ellevest. Ela começa, todos os dias, às 4 da manhã.

E a justificativa é que tempo é escasso e precioso. “Para mim, a mercadoria mais preciosa nos negócios é o tempo. E acho que sou mais produtiva quando equilibro o tempo que gasto com os outros com blocos de tempo durante os quais posso pensar, escrever e  o meu favorito  criar modelos de ganhos", escreve ela no LinkedIn.

Ela havia tentado outra coisa antes: reduzir o tempo de trabalho às sextas. Mas os emails continuaram a acumular na sua caixa de entrada, então ela mudou a estratégia e trabalha enquanto a maioria dorme. Se você não é uma pessoa diurna, mas possui um horário flexível, talvez o oposto também funcione  e você pode trabalhar mais tarde e, em vez de acordar cedo, realize tarefas que possam ser feitas à noite.

4. Proteja o seu tempo

Não deixe que o seu dia fique cheio de coisas urgentes para serem feitas  faça tudo nas primeiras horas do dia e já se livre disso. A dica é de Gary Keller, fundador da Keller Williams Realty.

O executivo, na verdade, possui uma prioridade única que ele estabelece a cada ano  e as primeiras 4 horas do dia são para cuidar disso (e somente disso). “A chave é tempo. O sucesso é construído na sequência. É uma coisa de cada vez”, disse ele em seu livro “The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results”.

Se você também quer estabelecer essa “uma coisa”, basta pensar em algo que seja de extrema importância e que, se feita, deixará todo o restante das tarefas do dia mais fáceis de serem completadas.

5. Feche portas

Ambientes abertos ou colaborativos são tidos como uma modernidade. E, apesar de trazer ganhos como uma comunicação mais aberta e o contato com todas as equipes mais próximo, a probabilidade de ocorrerem interrupções mais frequentes também aumenta.

Para isso, é preciso fechar portas virtuais. Michael Pryor, CEO e líder de produtos da Trello, incentiva seus colaboradores a desligar tudo o que possa distrair: desabilitar notificações do Slack e emails e colocar um post-it no computador indicando que você está extremamente concentrado naquela tarefa.

“Toda vez que você troca de contexto, há um grande custo associado a isso”, diz ele, em entrevista à Times. “Nosso tempo é limitado, essencialmente. O truque é ser capaz de racionalizar esse recurso para todas as coisas que você precisa fazer, e essa é a parte mais difícil de ser produtivo", completa.

6. Separe vida pessoal da profissional

A CEO do YouTube, Susan Wojcicki, tem uma prioridade na vida após o trabalho: jantar com os seus cinco filhos na maioria das noites. Isso significa que ela teve de estipular regras para que isso desse certo. Uma delas é tentar não olhar o email entre 18 horas e 21 horas: “porque se você está no seu celular, é difícil desconectar”, afirma, em entrevista ao Wall Street Journal.

Desconectar não é algo fácil no mundo ultraconectado em que vivemos hoje, mas é preciso. Além disso, o hábito pode ser uma fonte de criatividade. “[Sucesso] não é baseado no número de horas que você trabalhou”, disse. “Se você está trabalhando 24/7, então não terá qualquer ideia interessante.”

7. “Você tem 0 emails na sua caixa de entrada”

Esse é um objetivo que muitas pessoas gostariam de alcançar, mas parece quase impossível. Não para o CEO da empresa de serviços financeiros HighTower, Elliot Weissbluth. O truque dele é deixá-la vazia todas as noites.

Parece óbvio e simples, mas faz uma baita diferença. “Email é uma coisa unidirecional  qualquer um pode, a qualquer hora, entrar na sua caixa sem convites, permissão ou consideração”, aponta. “Empoderar o mundo [com uma ferramenta] para exigir uma parte pequena da sua atenção é mais do que injusto  é uma receita para distração constante.”

Quais são as regras então? Primeiro de tudo, deixe de receber newsletters (a não ser, é claro, que ela possua conteúdo relevante para o seu dia  como tentamos fazer com as nossas, aqui no The BRIEF). Se as mensagens são de coisas que você nunca vai comprar, com conteúdo que você nunca vai ler, vai tomar mais tempo apagá-las do que não as receber.

A segunda regra é apagar, sem ressentimentos: se você tem dúvidas sobre a relevância do conteúdo de alguma mensagem, apague. Se for algo realmente importante, alguém vai contatá-lo novamente.

Por fim, não use filtros. Uma boa ferramenta de busca interna no email sempre vai achar o que você procura. Se sobrar alguma mensagem, ela pode entrar na sua lista de tarefas que precisam de atenção  mas não ultrapasse cinco itens, nesse caso.

8. Faça o mais fácil primeiro

Algumas pessoas acreditam que fazer o mais difícil antes de tudo torna o dia mais fácil de ser levado. Mas, para o CEO da Facebook, Mark Zuckerberg, o oposto funciona melhor.

“Eu acho que uma simples regra de negócios é: se você fizer as coisas mais fáceis primeiro, então você pode realmente fazer muitos progressos”. Essa citação foi atribuída ao executivo no livro “Mark Zuckerberg: 10 Lessons In Leadership, do autor Michael Essany”.

9. Deixe o telefone no silencioso

Como líder de empresa, a probabilidade de possuir várias demandas de diferentes fontes  e, consequentemente, um telefone que não para 1 segundo — é altíssima. Por isso, o CEO e fundador da plataforma de marketing Ometria, Ivan Mazour, tem esse truque de deixar o celular no mudo.

Para ele, o melhor segredo para a produtividade é controlar o seu tempo — e receber uma porção de notificações toda hora tira esse controle. “Se te ligarem e você atender, isso significa que você está falando com eles quando é conveniente para eles, e não para você”, disse. Com o telefone em silêncio, você está no controle novamente. Dessa forma, você pode verificar chamadas não atendidas, emails e outras notificações quando você separar um tempo especialmente para isso.