Emails. Se existe uma coisa que atormenta a vida de todo o organograma, dos C-levels aos trainees, é sobre a melhor maneira de lidar com eles. Assim como já foram criados diversos métodos para contenção de pragas, há uma pá de processos, apps e dicas para auxiliar quem deseja olhar para a Caixa de Entrada e sentir paz dentro do coração. De todos esses métodos, escolhemos falar por aqui sobre o sugerido por Bob Pozen. E quem é esse sujeito? Calma aí, que a gente já explica.

Bob Pozen é o cara que os executivos dos Estados Unidos procuram quando estão com dificuldades de gestão de tempo. Já foi VP da Fidelity Investments e participa como professor sênior na MIT Sloan School of Management. Nas palestras que ministra sobre produtividade (e também no artigo que escreveu sobre o tema), Pozen explica aos seus ouvintes sobre como lidar com emails. Para isso, criou até uma sigla: OHIO.

E não, não estamos falando do estado que abriga Cleveland e Portsmouth. E que, segundo o nossos redatores sem graça, é o local com maior “concentração de raios” nos EUA. OHIO, para Pozen, vem de Only Handle It Once — o que, traduzindo para a língua de Machado de Assis, seria algo como Resolva De Uma Vez Só. Seja um convite para o HH de final de ano ou a sugestão de pauta para a reunião de fechamento de ano, escreva a resposta assim que a receber. E para as mensagens que realmente necessitam de um retorno mais analítico, Pozen sugere que a gente crie um alarme para nos lembrarmos da tarefa. Mas só nas situações mais extremas. A ideia, com o OHIO, é tirar da frente o máximo de emails.

“Ah, mas na prática é diferente”. Kara Cutruzzula, que escreve para a Fast Company, ficou sabendo desse hack e passou a aplicá-lo na vida real para testar. O que ela descobriu: na maioria das vezes, passamos mais tempo sofrendo e pensando em como responder a mensagem. Exemplo real: um email mais parrudo, que Cutruzzula enrolaria por no mínimo 1 dia para responder, foi escrito em 2 minutos contados no relógio. Dois minutos. Contra 1 dia inteiro se remoendo por dentro a respeito de quanto tempo dá para enrolar antes que pegue mal deixar a mensagem em branco. Só por esse exemplo, já valeria a pena dar uma chance para o menino-raio.